違いの分かりにくい不動産テック導入のフォロー　-管理システム編-｜コンサルティング事例｜株式会社博士.com

お悩み相談内容：
管理システムの導入を検討しています。
現状、賃貸管理物件も増え、業務効率の改善を含め管理システムの導入を検討しています。

ただ、どれも同じようなシステムに感じてしまい、どの会社の管理システムを導入すればいいか分かりません。
弊社の社員数やデータ量など考えると、どのようにサービスを選べばいいでしょうか？

ご提案内容：
管理システムと言っても、物件や入居者を管理する機能から、入出金の経理に関する機能、
追客を行う機能など、管理システムによって機能は同じようなものがついていますが、御社の実現したいことができるかというのは別問題です。
管理システムを導入したが使いこなせなかった、導入はしたけど結局思っていたものと違った、などの話を聞くことはよくあります。

自社に合う管理システムを見つけるためには、まず下記のことを考え、
業務フローから見直すことで、管理システムを選ぶと導入までスムーズに行えます。

【業務フローの見直しポイント】
①どの部署に関わる業務負担を軽減したいか？
経理関係、建物管理、契約の管理などの改善したいポイント

②社内で管理しているデータの精査
大家さん、物件、契約、入出金等、何のデータを管理したいのか？

③導入する際に発生する業務
データの移行や、業務改善を行うことで発生する新たに追加される業務は何があるか？

まずは上記①で今回の改善点は何か、どこまでの業務改善を行うかを明確にします。
管理システムに自社の業務を合わせるという方法もあるかと思いますが、今までのやり方を変えるリスクも大きいです。
まずは改善したいポイントを挙げ、その改善が実現可能な管理システムを選ぶことで、御社の負担が少なく、導入～運用までをスムーズに行うことができます。

次に《②社内で管理しているデータの精査》を考えましょう。
①を改善するうえで今はどのようなデータをどのように管理しているかや、管理システムに移す必要のあるデータを把握します。

ここは、③につながりますが、導入する際に把握しておかなければ、導入する際に発生する作業が分からず、二度手間になったり、導入してもデータが足りず利用できないということにならないよう注意が必要です。

またここだけは、事前に用意できるのであれば社内で管理しているデータを①以外のものも把握しておくことをお勧めします。
管理システムで管理できないデータがある場合、それで構わないデータなのか、問題があるデータなのかを把握することは導入の際に大きな判断基準になります。

最後に《③導入の際に発生する業務》を整理し、出来るだけ無駄なデータなどは無くしスムーズに利用開始を行うことができれば、まずは第一の目標であった、①の目標をクリアができます。

この時点で社内のすべてが管理されているというわけではありませんが、
そこから次の目標を立てスムーズな導入を行う方が、今の業務への負担は軽くスムーズに行えるのではないでしょうか？

回答：株式会社博士.ｃｏｍ　箕浦　光一郎